各学院（部）、职能部门：  

为进一步规范教育教学设备设施采购管理，提升采购工作规范化、科学化水平，根据《中华人民共和国政府采购法》《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）及《河南省教育厅关于进一步规范高校采购管理的指导意见》（豫教财〔2021〕），结合我校工作实际，制定本实施细则。现就有关事项通知如下：  

第一章 总则  

第一条 为保障学校教学、科研及日常运营需求，提高资金使用效益，确保采购活动公开、公平、公正，依据国家相关法律法规，制定本细则。  

第二条 本细则适用于全校各学院（部）、职能部门的教育教学设备、设施及物资采购活动，涵盖预算金额1万元以上的所有采购项目。  

第三条 实行“统一管理、分级负责”原则：条件设备处统筹实施采购，使用部门负责需求申报与验收，审计监察处履行监督职责。  

第二章 采购需求管理

（一）申报程序

1.各使用部门应填写《教育教学设备采购申请表》，详细列明设备名称、规格型号、技术参数、数量、预算金额（附市场调研报告）、使用用途、预计到货时间等要素。  

2.需经专业教师、实验室负责人及部门分管领导三级审核签字，加盖部门公章后提交条件设备处。  

（二）变更管理

需求变更需提交书面说明，经分管校领导审批。涉及技术参数重大调整的，须重新组织专家论证。  

第三章 采购实施规范  

（一）设备处牵头组建采购小组，成员包括设备处采购专员、相关学院专业教师代表（熟悉采购物品技术要求）以及第三方监督人员。第三方监督人员可由学校审计部门、纪检监察部门人员担任，也可邀请校外专业招标代理机构人员或行业专家参与，确保采购过程的独立性与客观性。

（二）采购方式选择与执行

 根据采购计划确定的采购方式，采购小组按照相关法律法规和学校采购制度要求，开展采购活动。

1.公开招标：设备处委托具备资质的招标代理机构发布招标公告，广泛邀请潜在供应商参与投标。招标公告应明确招标项目名称、采购需求、投标人资格要求、报名时间及地点、招标文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等信息。采购小组负责对投标文件进行评审，按照招标文件规定的评标标准和方法，确定中标候选人。

2.邀请招标：设备处会同采购小组成员共同确定邀请对象名单，邀请三家及以上具备相应资质和能力的供应商参与投标。邀请招标的流程与公开招标基本一致，但在供应商征集范围上相对有限。

3.竞争性谈判：设备处组织采购小组与符合资格条件的供应商进行谈判，就采购物品的技术要求、价格、服务条款等进行协商。谈判过程中，采购小组应遵循公平、公正、公开原则，确保各供应商在同等条件下参与竞争。经多轮谈判后，确定最终成交供应商。

4.询价：设备处向三家及以上供应商发出询价通知书，要求供应商一次性报出不得更改的价格。采购小组对供应商报价进行比较分析，综合考虑价格、质量、售后服务等因素，确定成交供应商。

5.单一来源采购：对于只能从唯一供应商处采购的物品，或因技术复杂、时间紧迫等原因无法采用其他采购方式的项目，经学校采购领导小组批准后，设备处组织采购小组与单一供应商进行协商谈判，确保采购价格合理、采购物品符合学校要求。

第四章 合同签订

确定成交供应商后，设备处与供应商签订采购合同。合同内容应包括采购物品的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间及地点、付款方式、违约责任、售后服务条款等详细条款。合同签订前，设备处应将合同文本提交学校法务部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。合同签订后，设备处负责将合同副本分发至相关学院及财务部门备案。

第五章 验收与入库

（一）验收准备

1.采购物品到货后，设备处通知相关学院及第三方监督人员共同参与验收工作。学院应安排熟悉采购物品的专业教师或实验室技术人员作为验收负责人，提前准备好验收所需的工具、设备及技术资料。

2.验收实施：验收小组按照采购合同约定的质量标准和技术要求，对采购物品进行逐一检查验收。验收内容包括：物品的外观质量、规格型号是否与合同一致，数量是否准确，性能指标是否符合要求，随机配件及技术资料是否齐全等。验收过程中，如有发现质量问题或不符合合同要求的情况，验收小组应详细记录问题情况，并要求供应商限期整改。整改后重新验收，直至验收合格。

3.入库登记：验收合格的采购物品，由设备处负责办理入库手续。仓库管理人员根据验收结果，对物品进行分类登记，录入学校资产管理系统，建立详细的资产档案。同时，向学院开具入库单，作为学院领用物品的依据。

第六章 付款与结算

（一）付款申请

1.设备处根据采购合同约定的付款方式及进度，向财务部门提交付款申请。付款申请需附带采购合同、发票、验收报告等相关资料，经设备处负责人审核签字后，提交财务部门审核。

2.财务审核与付款：财务部门对付款申请及相关资料进行审核，确保合同条款履行情况符合付款条件，发票金额与合同金额一致，验收手续完备。审核通过后，按照学校财务制度规定，办理付款手续，将款项支付给供应商。

第七章 采购资料归档

1.采购活动结束后，设备处负责对采购过程中的各类资料进行收集整理。资料包括：采购需求申请表、采购计划、招标文件、投标文件、评标报告、谈判记录、询价记录、采购合同、验收报告、付款凭证等。

2. 归档管理：条件设备处将整理好的采购资料按照项目编号进行分类归档，建立完善的采购档案管理制度，确保采购资料的完整性、真实性和可追溯性。采购档案保存期限按照国家相关法律法规及学校档案管理规定执行，一般不少于十五年。

第七章 监督与问责

（一）监督机制

1.学校建立完善的采购监督机制，由学校审计部门、纪检监察部门对采购全过程进行监督。监督内容包括：采购流程是否合规，采购人员是否遵守廉洁自律要求，是否存在围标、串标等违法违规行为。对于发现的问题，及时督促整改，情节严重的，依法追究相关人员责任。

2.第三方监督人员在采购过程中应充分发挥监督作用，对采购小组的工作进行全程监督，对采购结果的公正性、合理性进行评估。如发现异常情况，应及时向学校采购领导小组反馈。

3.条件设备处定期收集学院、供应商及第三方监督人员对采购工作的反馈意见，对采购流程进行评估与优化。针对反馈中发现的问题，及时制定整改措施，不断完善采购制度和流程，提高采购工作的质量和效率。

第八章 附则

1.本采购流程自发布之日起实施，由郑州轨道工程职业学院条件设备处负责解释。

2.如遇特殊情况或国家法律法规调整，条件设备处可根据实际情况对本流程进行修订完善。

                        郑州轨道工程职业学院

                        条件设备处 2025年4月15日